Questions fréquentes

La connexion se fait uniquement via le SSO Microsoft Hellowork — cliquez sur le bouton de connexion et authentifiez-vous avec votre compte habituel. Aucun mot de passe séparé n'est nécessaire. Si la connexion échoue, votre compte n'a peut-être pas encore accès : contactez un admin CSE.

Les admins CSE reçoivent un email automatique à chaque nouvelle demande. Si vous n'avez pas de nouvelles, contactez directement l'équipe CSE de votre site.

Oui, mais sans garantie. Les membres du CSE sont bénévoles : si le retrait est très proche (par exemple une demande du jeudi soir pour le vendredi, du vendredi soir pour le lundi matin, ou la veille d'un jour férié), un avertissement s'affiche dans le formulaire. Personne n'est forcément disponible pour valider la demande et vous remettre le matériel à temps : prévenez directement l'équipe CSE de votre site.

Vérifiez votre dossier Courrier indésirable / Spams. Les emails de l'outil sont envoyés par « Matériel CSE » <cse-matos@hellowork.com> — pensez à ajouter cet expéditeur à vos contacts sûrs.

Tant que la demande est en attente de validation, supprimez-la depuis Mes réservations et recommencez. Si elle est déjà validée, utilisez Annuler ma réservation, dans le menu ⋯ en bas de la fiche (voir la question suivante) puis refaites une demande.

Ouvrez la réservation depuis Mes réservations puis ouvrez le menu ⋯ en bas de la fiche et cliquez sur Annuler ma réservation (le bouton principal est Prolonger quand il est disponible). C'est possible tant que le matériel n'a pas encore été remis. L'élu en charge du retrait est prévenu par email, l'événement disparaît de vos agendas et le créneau est immédiatement libéré pour les autres. Une fois le matériel retiré, l'annulation n'est plus possible : contactez le CSE.

Oui. Les emails de l'outil contiennent une invitation calendaire Outlook : un rendez-vous pour le retrait et un autre pour le retour, que vous pouvez accepter en un clic. Si un créneau est déplacé (report de retrait, prolongation accordée…), l'invitation est mise à jour automatiquement — elle n'est pas dupliquée. Si la réservation est annulée ou supprimée, les événements correspondants sont retirés de votre agenda.

Le créneau de retour est fixé au moment de la remise du matériel, avec l'élu qui vous le confie. Vous recevez alors un email récapitulatif et l'invitation calendaire correspondante. La restitution se fait en main propre à un élu CSE — pas nécessairement celui qui vous a remis le matériel : un autre élu peut prendre en charge le retour, son nom apparaît dans Mes réservations → Détails.

Un motif vous est communiqué par email si l'admin en a indiqué un. Vous pouvez aussi contacter directement le CSE pour plus d'explication.

Cliquez sur la bulle flottante en bas à droite de l'écran (présente sur toutes les pages) puis choisissez Signaler un bug ou Proposer une fonctionnalité. Le formulaire est aussi accessible depuis le menu Aide. Décrivez le problème et, si possible, les étapes pour le reproduire : le signalement est transmis à l'équipe et les membres du CSE sont notifiés par email.

Les règles sont rappelées sur la page d'accueil (les quatre catégories côte à côte) et, en bandeau, en haut de chaque page de catégorie — Matériel, Son & Lumières, Plein air, Ludothèque. En résumé : matériel bricolage 1 semaine avec convention ; son & lumières 1 week-end avec convention et caution de 1 000 € ; jeux de plein air 1 week-end sans convention ; ludothèque 1 week-end, 3 jeux maximum, en autonomie.

Il présente, sous forme de vignettes (6 au maximum), ce qui a été ajouté depuis 30 jours : matériel, Son & Lumières, jeux de plein air et jeux de la ludothèque. Un clic sur une vignette ouvre le catalogue concerné. Quand un import ajoute plusieurs jeux d'un coup, ils sont regroupés dans une seule vignette « +N jeux ».

La croix × ferme le bandeau : il reste fermé, même si vous vous reconnectez, jusqu'à l'arrivée d'une nouveauté plus récente. Ce choix est mémorisé dans ce navigateur uniquement : sur un autre ordinateur ou un autre appareil, le bandeau s'affichera à nouveau.

Depuis Matériel, cliquez sur Réserver puis cochez tous les outils souhaités dans la liste — inutile de désigner un outil « principal ». Vous choisissez ensuite une seule période : le panier fait l'objet d'un unique retrait, retour et validation pour l'ensemble des outils. Le premier outil coché détermine la couleur d'affichage de la réservation dans le calendrier. Si l'un des outils est déjà réservé sur la période, le message d'erreur nomme l'outil en cause — décochez-le ou changez de dates.

Oui, sans supprimer ni recréer la réservation. Ouvrez son détail : le bloc Outils porte un bouton Modifier qui rouvre la liste à cocher, avec votre composition actuelle déjà cochée. Cochez ce que vous voulez ajouter, décochez ce dont vous n'avez plus besoin, puis Enregistrez.
Tant que votre demande est « à valider », vous pouvez la modifier vous-même. Une fois validée par le CSE, c'est un élu qui s'en charge — demandez-lui, il peut le faire à tout moment, même après le retrait. Vous recevez alors un email récapitulatif et l'invitation de votre agenda est mise à jour.
À savoir : les dates ne changent pas ici (pour les allonger, utilisez la prolongation), un outil ajouté qui serait déjà réservé sur la période est refusé et nommé — rien n'est modifié tant que le conflit n'est pas levé — et si vous retirez l'outil qui donnait sa couleur au panier, le suivant prend le relais. Cela marche aussi sur une réservation d'un seul outil : elle devient un panier.
Un outil devenu indisponible depuis la création reste décochable — vous pouvez toujours le retirer — mais vous ne pouvez pas en ajouter un qui l'est déjà.

L'élu pointe chaque outil au retour : ceux que vous rapportez sont notés rendus (avec la date) et redeviennent aussitôt réservables par d'autres. Votre réservation reste en cours tant qu'un outil manque, et se clôt quand vous rapportez le dernier. De même, à la remise, un outil qui ne vous est finalement pas confié est retiré de votre panier.

Un outil dont la case est verrouillée n'est pas réservable, pour l'une de ces deux raisons :

• En panne — le motif est affiché à côté du nom (« moteur HS »). Le CSE l'a signalé hors service.
• Indisponible — le CSE a retiré ce matériel du prêt (prêt longue durée, retrait saisonnier…). Il n'est pas cassé, il n'est simplement plus proposé : il disparaît du catalogue et de la liste du panier. Si vous le voyez encore, c'est qu'il est déjà dans votre réservation — vous pouvez alors le retirer, mais pas le remettre.

Dans les deux cas, les autres outils restent réservables : composez votre panier sans celui-là. Il redevient sélectionnable dès que le CSE le remet en service.
À ne pas confondre avec un outil déjà réservé sur vos dates : celui-là reste cochable, mais la réservation est refusée à l'enregistrement, avec le nom de l'outil en cause — il suffit alors de changer de dates.

Choisissez d'autres dates ou contactez le CSE pour savoir si une annulation est envisageable.

Le matériel reste visible dans le catalogue, grisé, avec le motif de la panne indiqué par le CSE (par exemple « moteur HS, retour prévu fin août »). Il n'est pas réservable tant qu'il n'est pas réparé : sa case est verrouillée dans le formulaire de réservation. Inutile de relancer le CSE — le motif est mis à jour dès que la situation évolue, et le matériel redevient réservable automatiquement une fois remis en service.

Cela vaut pour les trois catalogues : matériel bricolage, jeux de plein air et Son & Lumières. Pour le son & lumières, la panne porte sur un élément précis (une lumière, un micro, l'enceinte JBL…) : les autres éléments restent réservables sur la même période.

La durée maximale est de 1 semaine à compter de la remise du matériel.

Oui. Vous devez lire et cocher l'acceptation de la convention avant de soumettre votre demande.

Un élu CSE vous contacte pour fixer un rendez-vous. La date, l'heure et le nom de l'élu en charge sont aussi visibles dans Mes réservations → Détails.

Certains matériels en ont : par exemple la shampouineuse se rend réservoirs vidés et rincés, la machine à fumée avec son liquide reversé dans le bidon. Vous les trouvez dans l'encadré « Au retour, pensez à… » sur la fiche du matériel (pour le Son & Lumières : dans le formulaire de réservation), dans l'email de validation, dans l'email « Matériel remis » et dans Mes réservations → Détails. L'élu qui vous les remet vous les rappelle, et les vérifie au retour.
Cela vaut aussi pour les jeux de plein air et le Son & Lumières.

Depuis Mes réservations, cliquez sur votre emprunt en cours puis sur Prolonger. La demande est soumise à validation par le CSE. Vous recevrez un email dès qu'une décision est prise. En cas de refus, votre réservation actuelle reste inchangée.

La durée maximale est d'1 week-end. Il n'est pas possible de prolonger une réservation son & lumières.

Oui. Une convention de prêt doit être acceptée avant de soumettre la demande. Une caution par chèque de 1 000 € est également demandée lors de la remise du matériel.

Oui. Dans le formulaire, vous cochez exactement le matériel souhaité : les enceintes (0, 1 ou 2), les micros, chacune des lumières (Komodo, laser, rampe LED, machine à fumée) et/ou l'enceinte JBL. Chaque élément se réserve indépendamment : si une lumière est déjà prise sur vos dates, elle apparaît grisée (au survol, la période où elle est déjà réservée s'affiche), mais vous pouvez réserver les autres. Ainsi deux personnes peuvent prendre des lumières différentes sur la même période. À noter : les enceintes FBT et l'enceinte JBL ne se prennent pas ensemble.

L'élément reste affiché mais grisé, avec le motif de la panne indiqué par le CSE (« ampoule grillée », par exemple), et sa case est verrouillée. Les autres éléments restent réservables : vous pouvez tout à fait prendre la sono et les autres lumières sur la période souhaitée. L'élément redevient disponible automatiquement dès que le CSE le remet en service.

À ne pas confondre avec un élément déjà réservé sur vos dates : lui aussi apparaît grisé, mais l'infobulle indique la période où il est pris — il suffit alors de changer de dates.

Un élu CSE vous contacte pour fixer un rendez-vous de remise. La date et le nom de l'élu responsable sont aussi visibles dans Mes réservations → Détails. Le créneau de retour est convenu au moment de la remise et vous est confirmé par email avec une invitation calendaire. Le matériel se restitue en main propre à un élu — pas forcément celui de la remise : le référent du retour peut être un autre membre du CSE, son nom figure dans le détail de la réservation.

Le jeu a été ajouté à la ludothèque il y a moins de 7 jours. Les jeux concernés sont regroupés en haut de la page, dans la section « Nouveaux cette semaine », et ne sont pas répétés dans « Tous les jeux ». Les filtres (emplacement, disponibilité, recherche) s'appliquent aussi à cette section. Au bout de 7 jours, le badge disparaît et le jeu rejoint la liste habituelle.

Attendez son retour ou consultez la liste des emplacements — il est peut-être disponible sur un autre site. Si l'emprunteur a indiqué une date de retour prévue, elle s'affiche sur la carte du jeu (« retour prévu le… ») : vous savez ainsi jusqu'à quand il est sorti.

Oui. Dans Mes emprunts en cours, cliquez sur Indiquer une date de retour sous le nom du jeu — ou, sur la carte du jeu emprunté, ouvrez le menu ⋮ puis Retour prévu… — et choisissez une date. Elle s'affiche ensuite sur la carte du jeu pour vos collègues.

C'est une information, pas un engagement : rien n'est bloqué, et vous pouvez modifier ou effacer la date à tout moment. Elle disparaît quand vous rendez le jeu. Le lendemain de cette date, vous recevrez un mail vous demandant si vous l'avez bien rapporté (sans date indiquée, ce mail arrive 20 jours après l'emprunt). La règle de la ludothèque reste 1 week-end et 3 jeux maximum.

Si le jeu est toujours noté comme emprunté, l'outil vous envoie un seul mail : le lendemain matin de votre date de retour prévue si vous en avez indiqué une, sinon 20 jours après l'emprunt.

Cliquez sur Oui, je l'ai rendu : une page de l'outil s'ouvre (connexion Microsoft habituelle) et vous confirmez d'un clic — le jeu repasse Disponible. Si vous le gardez encore, choisissez Pas encore, je décale la date (ou j'indique une date de retour) : vous serez relancé le lendemain de la nouvelle date.

Signalez-le vous-même via ⚠️ Signaler un problème sur la fiche du jeu ! Le CSE vous remercie d'avance.

Reposez-le sur l'étagère de la ludothèque, puis cliquez sur Jeu revenu sur sa fiche (à la place de l'ancien bouton « Introuvable »). Le jeu redevient aussitôt Disponible et les membres du CSE sont prévenus par email. Vous avez vu un jeu manquant revenu sur l'étagère sans que personne ne le signale ? Vous pouvez cliquer aussi.

Oui, l'interface s'adapte aux écrans de smartphones et tablettes.

Le CSE met à disposition des jeux de plein air (pétanque, badminton, raquettes de plage, etc.) que vous pouvez réserver et emporter pour vos loisirs. Le catalogue est accessible depuis le lien Plein air dans la barre de navigation.

Rendez-vous dans Plein air et cliquez sur Réserver en haut de la page : comme pour le matériel, vous cochez tous les jeux souhaités et choisissez une seule période — le panier fait l'objet d'un unique retrait, retour et validation. Vous pouvez aussi partir d'un jeu précis en cliquant sur sa fiche. La demande est traitée par un admin CSE qui vous confirme la remise par email.
Un panier est homogène : on ne mélange pas jeux de plein air et outils de bricolage dans la même réservation.
Comme pour le matériel, la composition reste modifiable après coup : ouvrez le détail de la réservation et cliquez sur Modifier dans le bloc Jeux pour en ajouter ou en retirer.

La durée maximale est d'1 week-end. Le retrait comme la restitution se font en main propre avec un élu CSE.

Choisissez d'autres dates ou revenez consulter le calendrier plus tard. Si votre besoin est urgent, contactez directement le CSE — une annulation est parfois possible.

Non, aucune convention n'est requise pour les jeux de plein air. La demande de réservation suffit.

Signalez-le au moment du retour ou contactez un admin CSE. Précisez la nature du dommage ou les pièces manquantes afin que le jeu puisse être remis en état avant le prochain emprunt.